ডাটাবেজ ম্যানেজমেন্ট: মাইক্রোসফট এক্সেল বেসিক

তখন আমি স্কুলে পড়ি। একবার আমাদের কয়েকজনকে নিয়ে একটা গানের দল বানানো হলো। আমাকে দায়িত্ব দেওয়া হলো সবার কাছ থেকে চাঁদা উঠিয়ে সেটার হিসেব রাখতে হবে। আমি তখন নতুন নতুন মাইক্রাসফট ওয়ার্ডের কাজ শিখেছি। তো দায়িত্ব পাওয়ার পর বসে বসে রাত জেগে ওয়ার্ডে একটা টেবিল খুলে সবার নাম লিখে, তার পাশে চাঁদার অঙ্ক লিখলাম। এরপর
ক্যালকুলেটর  টিপে পুরোটা যোগ করে টোটাল লিখে রাখলাম।

পরদিন আমাদের ক্যাপ্টেনকে এই লিস্ট জমা দেওয়ার পর সে তো হেসে কুটি কুটি।

আমি একটু অবাক। সে বললো, তুমি এক্সেলের কাজ ওয়ার্ডে করে নিয়ে এসেছো কেন? পরে যখন গানের টিচার সবাইকে পরীক্ষা শেষে নাম্বার দিবেন, বিভিন্ন মাসের পারফরমেন্সের আপ-ডাউন দেখার জন্য চার্ট বানাতে বলবেন, তখনও সেগুলো ওয়ার্ডে করে নিয়ে আসবা নাকি? হে হে!

আমি একটু মুখ বাঁকিয়ে বললাম, হুহ! ওয়ার্ডেই সবকিছু করা যায়।

দারুণ সব লেখা পড়তে ও নানা বিষয় সম্পর্কে জানতে ঘুরে এসো আমাদের ব্লগের নতুন পেইজ থেকে! The 10-Minute Blog!

সে বললো, হুমমম, তা যায়। ধরো তোমার শীত লাগছে, পায়ের মোজা হাতে পরলে। শীত যাওয়া নিয়ে কথা, নাকি!

যা হোক সেদিনের পর আমি বাসায় এসেই ঠিক করলাম, এই এক্সেলটা কী জিনিস আজকে দেখতেই হবে। এতো অপমান সহ্য করা যাচ্ছে না।

অবাক ব্যাপার হলো, মাত্র পনের মিনিটে আমি মাইক্রোসফট এক্সেলের বেসিক বিষয়টা বুঝে গেলাম। তবে এর আগে মাইক্রোসফটের অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশন নিয়ে কাজ করার অভিজ্ঞতাটা কাজে লেগেছিলো। সেদিন থেকেই মাইক্রোসফট এক্সেলে টুকটাক কাজ শুরু করলাম। দেখলাম, সময় অনেক বেঁচে যাচ্ছে অনেক কাজে।

বন্ধুরা, যারা মাইক্রোসফট এক্সেলের সাথে একেবারেই অপরিচিত, তাদের জন্য এই লেখাটি। পড়া শেষ হওয়ার পরে অন্তত কোন কাজটি এক্সেলে করলে সময় বাঁচবে- এইটুকু দ্রুত আপনার মাথায় চলে আসবে।


মাইক্রোসফট এক্সেল

মাইক্রোসফট এক্সেল কী

’এক্সেল’ শব্দের আভিধানিক অর্থ হল শ্রেষ্ঠতর হওয়া। গুণ, কৃতিত্ব প্রভৃতিতে উৎকৃষ্টতর হওয়া। বিশ্বখ্যাত মাইক্রোসফট কর্পোরেশন কর্তৃক তৈরিকৃত এ প্রোগ্রামটি একই সাথে অনেক সমস্যা সমাধান করতে পারে।

এ অ্যাপ্লিকেশন প্রোগ্রামটির সাহায্যে জটিল গাণিতিক গণনা, ডাটা এন্ট্রি ও তথ্যকে আকর্ষণীয়ভাবে উপস্থাপনায় নিখুঁতভাবে চার্ট বা গ্রাফ তৈরি করা ইত্যাদি আরও অনেক জটিল কাজকে অতি সহজে সমাপন করা যায়। এক্সেলের সুবিশাল পৃষ্ঠাটি কলাম ও সারিভিত্তিক সেলে বিভক্ত হওয়ায় এতে বিভিন্ন ডাটা এন্ট্রি করে তথ্য বিশ্লেষণ করা যায় বলে একে স্প্রেডশীট অ্যানালাইসিস প্রোগ্রাম বলা হয়।

ঘুরে আসুন: Oskar Schindler: ইতিহাসের এক স্মরণীয় ব্যক্তিত্ব

এক্সেল স্প্রেডশিটকে আমরা একটি বিরাট পৃষ্ঠা হিসেবে ধরতে পারি। একটি খাতায় কলম, রাবার ও ক্যালকুলেটরের সাহায্যে আমরা যা যা করতে পারে এক্সেল স্প্রেডশিটে আমরা তার চেয়েও বেশি এবং জটিল কাজ করতে পারি।

কম্পিউটারের কী বোর্ডকে কলমের মতো ব্যবহার করে স্প্রেডশীটে আমরা বিভিন্ন আক্ষরিক ও গাণিতিক তথ্য লিখতে পারি এবং গাণিতিক তথ্যগুলোকে এক্সেলের  বিভিন্ন ব্যাংকিং ব্যবস্থাপনাসহ, যাবতীয় অর্থনৈতিক হিসাব নিকাশ- এক কথায় হিসাব সংক্রান্ত প্রায় সমস্ত কাজ এক্সেলের স্প্রেডশীটে করা যায়।

মাইক্রোসফট এক্সেলের কাজ-

১. দৈনন্দিন হিসাব সংরক্ষণ ও বিশ্লেষণ

২. বার্ষিক প্রতিবেদন প্রণয়ন

৩. বাজেট প্রণয়ন

৪. ব্যাংকিং ব্যবস্থাপনা যাবতীয় হিসাব (সুদকষা) বিষয়ক বিশ্লেষণ

৫. উৎপাদন ব্যবস্থাপনা

৬. আয়কর ও অন্যান্য হিসাব তৈরিকরণ

৭. বৈজ্ঞানিক ক্যালকুলেশন

৮. বেতনের হিসাব তৈরি করা

৯. মজুদ পরিমাণ ও নিয়ন্ত্রণ

১০. সব ধরনের পরিসংখ্যান

১১. সব ধরনের আর্থিক ব্যবস্থাপনা

১২. ডাটা সংরক্ষণ ও ব্যাবস্থাপনার যাবতীয় কাজ সম্পন্ন করা

১৩. তথ্যকে আকর্ষণীয় করে উপস্থাপনের জন্য বিভিন্ন ধরনের চার্ট বা গ্রাফ তৈরি করা ইত্যাদি

মাইক্রোসফট এক্সেল প্রোগ্রামটিতে ঢোকার পরে আমরা যা দেখবো, তার সংক্ষিপ্ত পরিচিতি-

মাইক্রোসফট এক্সেল ওপেন করলে শুরুতেই এমন একটি খোলা পাতা আসবে

স্প্রেডশিট-

স্প্রেডশিটের আভিধানিক অর্থ হল ছড়ানো পাতা। গ্রাফ কাগজের মত এক্স অক্ষ এবং ওয়াই অক্ষ বরাবর খোপ খোপ ঘরের ন্যায় অনেক ঘর সম্বলিত বড় শীটকে স্প্রেডশিট বলা হয়। এক্সেলে সুবিশাল স্প্রেডশীটে বিভিন্ন তথ্য সংরক্ষণ করা এবং গাণিতিক গণনা করা যায়

ওয়ার্কশীট-

সুবিশাল ওয়ার্কশীটের যে অংশে কাজ করা হয় তাকে ওয়ার্কশীট বলা হয়। মূলত স্প্রেডশীটই হল ওয়ার্কশীট।  একটি খাতায় যেমন কয়েকটি পৃষ্ঠায় লেখা যায়, এক্সেলেও তেমনি ভিন্ন ভিন্ন ওয়ার্কশীট খুলে তাতে কাজ করা যায়।

ওয়ার্কবুক-

এক্সেলের স্প্রেডশিটে বিভিন্ন তথ্য সন্নিবেশিত করে তা বিশ্লেষণ করা হয়। কাজ করার পর ভবিষ্যতে ব্যবহারের জন্য কোন নামে সংরক্ষণ করা যায়। সংরক্ষিত স্প্রেডশীটকে ফাইল বা ওয়ার্কবুক বলা হয়।

সেল-

এক্সেলের ওয়ার্কশীটটি সারি ও কলাম ভিত্তিক। উপরের A,B,C….. হলো বিভিন্ন কলামের নাম এবং বাম পাশের 1,2,3….. সারি সংখ্যা। সারি ও কলামের পরস্পর ছেদে তৈরিকৃত ছোট ছোট আয়তাকার ঘরকে সেল বলা হয়।

টুলবার-

মেনুবারের নিচে বিভিন্ন প্রতীক সম্বলিত বারকে টুলবার বলা হয়। প্রতিটি প্রতীকের বাটনকে আইকন বা টুল বাটন বলা হয়। মেনু সিলেক্ট করে প্রয়োজনীয় কমান্ড অপশন সিলেক্ট করে কোন কাজ করার পরিবর্তে সরাসরি টুলবারের প্রতীক বাটনে ক্লিক করে একই কাজ সম্পাদন করা যায়। তাহলে সময় অনেক কম লাগে।

ফরমেটিং টুলবার-

টুলবারের নিচের সারিতে বিদ্যমান বারটি-ই হল ফরমেটিং টুলবার। এতে বিদ্যমান বাটনগুলো খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এগুলো ব্যবহার করে ফন্ট পরিবর্তন, ফন্টের সাইজ ছোট বড় করা, লেখাকে বোল্ড ও ইটালিক করা, লেখা অ্যালাইনমেন্ট করা, আউটলাইন দেওয়া ইত্যাদি গুরুত্বপূর্ণ কাজ করা হয়

ফর্মুলা বার-

ফরমেটিং টুলবার এর নিচে লম্বা দুটি অংশে বিভক্ত বারটিকে ফর্মুলা বার বলা হয়। ফর্মুলা বারের বাম দিকের প্রথম অংশ যেখানে সেল অ্যাড্রেস প্রদর্শিত হয় সে অংশকে Name Box বলা হয়। Name Box এ যে সেল অ্যাড্রেস লিখে এন্টার দেওয়া হবে সেলপয়েন্টের সে সেলে চলে যাবে।

টাইটেল বার-

মাইক্রোসফট এক্সেলের একদম উপরের অংশকে টাইটেল বার বলা হয়। সেভ করা কোন ফাইল বা ডকুমেন্ট ওপেন করলে এই বারে সেভ করা ফাইলের নামটি প্রদর্শিত হয়। এর ডান পাশে মিনিমাইজ, ম্যাক্সিমাইজ ও ক্লোজ বাটন থাকে।

মেনু বার-

টাইটেল বারের নীচে File, Edit, Vew, Insart, Format, Data, Window, Help  ইত্যাদি লেখা বারকে Menu bar বলে। Menu bar এর প্রত্যেকটি অপশনই এক একটা মেনু।


মাইক্রোসফট এক্সেলের বিভিন্ন অংশ

টুল বার-

মেনু বারের নীচে বিভিন্ন প্রতীক সম্বলিত বারকে টুলবার বলে। প্রত্যেকটি প্রতীকের বাটনকে আইকন বা টুল বাটন বলা হয়। মেনু সিলেক্ট করে কোন কমান্ড দেওয়ার চেয়ে এই টুল ব্যবহার করে খুব দ্রুত কার্য সম্পন্ন করা যায়।

ভার্টিক্যাল ও হরিজন্টাল স্ক্রলবার-

বড় ডকুমেন্টে কাজ করার সময় স্ক্রীনে সব দেখা যায় না। প্রয়োজন অনুসারে দ্রুত ডকুমেন্ট এর যে কোন জায়গায় গিয়ে পর্দায় প্রদর্শন করার সুবিধার্থে পর্দার ডানদিকে ভার্টিকেল স্ক্রলবার এবং পর্দার নীচে হরিজন্টাল স্ক্রলবার আছে। এই স্ক্রলবার দু’টোর ডানে ও বামে দু’টো এরো বাটন আছে। মাউসের পয়েন্টার দিয়ে এই এরো বাটনে ক্লিক করে অথবা স্ক্রল করে উপর নীচে ইচ্ছামত দেখা যায় বা যাওয়া যায়।

নিজেই করে ফেল নিজের কর্পোরেট গ্রুমিং!

কর্পোরেট জগতের সাথে তাল মিলিয়ে চলতে গেলে জানতে হয় কিছু কৌশল।

এগুলো জানতে ও শিখতে তোমাদের জন্যে রয়েছে দারুণ এই প্লে-লিস্টটি!

১০ মিনিট স্কুলের Corporate Grooming সিরিজ

স্ট্যাটাস বার-

ওয়ার্কবুক উইন্ডোর সর্বনিম্নে টাস্ক বারের উপরের বারকে স্টেটাস বার বলা হয়। এতে ডকুমেন্টের স্টেটাস বা অবস্থা (অন অথবা অফ) প্রদর্শিত হয়। এই স্টেটাস বারের বাম পাশে রেডি লেখা থাকলে বুঝতে হবে কার্সর সেলে আছে এবং এ অবস্থায় কাজ করা যাবে। কোন লেখা এডিট করার সময় এখানে এডিট লেখা দেখা যাবে এবং শেষ হলে আবার রেডি মুড ফিরে আসবে।

শীট ট্যাব-

ওয়ার্কবুক উইন্ডোর নীচে বামদিকে শীট ট্যাব থাকে। একটি ওয়ার্কবুকে সাধারণত: তিনটি ওয়ার্কশীট থাকে। যেমন : Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3 । এছাড়াও প্রয়োজনে ইনসার্ট মেনু থেকে ওয়ার্কশীট কমান্ড দিয়ে নতুন শীট সন্নিবেশ করা যায়। সব শীটের নীচে শীটট্যাব থাকে। যে শীটের নামের শীটট্যাবে ক্লিক করা হবে সে শীটটি চালু হবে।

চলুন মাইক্রোসফট এক্সেল দিয়ে যোগ, বিয়োগ, গুণ, ভাগ, শতকরা ও গড় কিভাবে বের করে তা দেখি।

মাইক্রোসফট এক্সেলের ফর্মূলা বা সূত্র গুলো

মাইক্রোসফট এক্সেলের ফর্মুলা

যোগের সূত্র:

দুটি সংখ্যা পাশাপাশি থাকলে নিম্নের সূত্রের সাহায্যে যোগ করা হয়:-

গঠন: =(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস + ২য় সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

To Add, select cell C3, type =A1+B1, then press Enter.

বিয়োগের সূত্র:

দুটি সংখ্যার মধ্যে বিয়োগ করতে হলে   নিম্নের সূত্রের সাহায্যে বিয়োগ করতে হয়:-

গঠন: =(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস – ২য় সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

To Subtract, select cell C1, type =A1-B1, then press Enter

গুনের সূত্র:

দুটি সংখ্যার মধ্যে গুন করতে হলে-

গঠন: =(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস * ২য় সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

To Multiply, select cell C1, type =A1*B1, then press Enter.

ভাগের সূত্র:

দুটি সংখ্যার মধ্যে ভাগ  করতে হলে-

গঠন: =(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস /২য় সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

To Divide, select cell C1, type =A1/B1 then press Enter

পার্সেন্টিজ(%) বের করার সূত্র:

গঠন: =(যে সংখ্যার পার্সেন্টিজ বের করবেন ঐ সংখ্যা সেল অ্যাড্রেস * যত পার্সেন্ট বের করবেন এবং% চিহ্ন ) তারপর এন্টার দিতে হবে।

Select cell B1, type =A1*15%, then press Enter

গড় বের করার সূত্র:

গঠন: =AVERAGE(১ম সংখ্যার সেল এড্রেস : শেষ সংখ্যার সেল এড্রেস) তারপর এন্টার কী প্রেস করতে হবে।

Select cell A7, type =AVERAGE(A1:A6), then press Enter

ঘুরে আসুন:  সীমাবদ্ধতাও হার মেনেছিল যাদের কাছে!

মাইক্রোসফট এক্সেলে চার্ট বা গ্রাফ তৈরির নিয়ম

এটিও মাইক্রোসফট এক্সেলের একেবারে বেসিক একটি বিষয়। অনেকেই আছেন যারা ডাটা নিয়ে বিপদে পড়ে যান, গ্রাফ তৈরি করতে পারেন না। যদি এক্সেলের অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলো নাও পারেন, তবুও এটি দিয়ে গ্রাফ তৈরির ঝামেলা থেকে মুক্তি পাবেন।

চার্ট বা গ্রাফ তৈরির নিয়ম-

১. প্রথমে এক্সেলের ওয়ার্কশীট ওপেন করুন।

২. ডাটা রেঞ্জ বা যে তথ্যগুলো দিয়ে গ্রাফ বানাতে চান, সেটি সিলেক্ট করুন।

৩. টেবিলটি সম্পূর্ণ সিলেক্ট করুন। এবার Insert ট্যাবে ক্লিক করে Charts গ্রুপ থেকে আপনার প্রয়োজনীয় চার্টটিতে ক্লিক করতে পারবেন। ওয়ার্কশীটে টেবিলের ডাটা অনুযায়ী একটি চার্ট চলে আসবে।

সঠিকভাবে কোন ইংরেজি শব্দ উচ্চারণ করতে পারা ইংরেজিতে ভাল করার জন্য অত্যন্ত জরুরি। শিখে নাও উচ্চারণ!!

আপনার ইচ্ছেমত চার্ট পরিবর্তন করতে পারবেন

৪. ওয়ার্কশীটে তৈরিকৃত চার্টটিতে বিভিন্ন ডিজাইন ব্যবহার করতে চাইলে Chart Tools অপশনের Design ট্যাবে ক্লিক করুন। ডিজাইন ট্যাবের Chart Style গ্রুপ থেকে আপনি পছন্দ মতো স্টাইল বাছাই করে তার উপর ক্লিক করে সেটি চার্টে ব্যবহার করতে পারবেন।

বন্ধুরা, প্রয়োজনীয় কাজগুলো এক্সেলে করা শুরু করুন ও নিজের সময় বাঁচান। মাইক্রোসফট এক্সেল শেখানোর জন্য নয়, বরং নিজের ভেতরে আরও শেখার অনুপ্রেরণা যোগানোর জন্যই এই লেখা। শুধু কয়েকদিন নাড়াচাড়া করলেই দেখবেন, এক্সেলের অন্যান্য কাজ, যেমন- স্যালারি শীট তৈরি করা, রেজাল্ট বানানো, ক্যাশ মেমো তৈরিসহ আপনার দৈনন্দিন জীবনের যেকোন হিসেব নিকেশ করতে পারছেন এক নিমিষে।

আপনার জন্য কুইজ, বলুন তো মাইক্রোসফট এক্সেলের সবচেয়ে লেটেস্ট ভার্সন কোনটি?

তথ্যসূত্র-

  1. https://edu.gcfglobal.org/en/excelxp/identifying-basic-parts-of-the-excel-window/print/
  2. http://mantemelody.weebly.com/basic-parts-of-microsoft-excelsummary-outline.html#/
  3. https://www.techwalla.com/articles/parts-functions-of-microsoft-excel
  4. https://www.excel-easy.com/introduction/formulas-functions.html
  5. https://www.excel-easy.com/data-analysis/charts.html
  6. https://www.excel-easy.com/basics.html

১০ মিনিট স্কুলের লাইভ এডমিশন কোচিং ক্লাসগুলো অনুসরণ করতে সরাসরি চলে যেতে পারো এই লিঙ্কে: www.10minuteschool.com/admissions/live/

১০ মিনিট স্কুলের ব্লগের জন্য কোনো লেখা পাঠাতে চাইলে, সরাসরি তোমার লেখাটি ই-মেইল কর এই ঠিকানায়: write@10minuteschool.com

লেখাটি ভালো লেগে থাকলে বন্ধুদের সঙ্গে শেয়ার করতে ভুলবেন না!
What are you thinking?