অষ্টম শ্রেণি: তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি

স্প্রেডশিটের ব্যবহার

Supported by Matador Stationary

আদিকাল থেকেই মানুষকে বিভিন্ন বিষয়ের হিসাব রাখতে হতো। কখনো পাথরে কখনো গাছের বাকলে বিভিন্ন প্রকার চিহ্ন দিয়ে মানুষ হিসাব রাখার চেষ্টা করত। এ চেষ্টা থেকেই মানুষ আবিষ্কার করে অ্যাবাকাস। এখন থেকে ৫০ বছর আগে মানুষের কাছে কাগজ কলমই ছিল হিসাব করা ও সংরক্ষণের প্রধান উপায়।

JSC-ICT--Chapter-04-Calculating-Devices

প্রযুক্তিগত বিকাশে ক্যালকুলেটরের আবিষ্কার মানুষকে হিসাবের ক্ষেত্রে কিছুটা স্বস্তি দেয়। তবুও জটিল ও দীর্ঘ হিসাবের সমস্যা থেকে যায়। এ সকল সমস্যা নিরসন হয় কম্পিউটার আবিষ্কারের পর।

স্প্রেডশিটের ধারণা

স্প্রেডশিটের আভিধানিক অর্থ হলো ছড়ানো বড় মাপের কাগজ। ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের আর্থিক হিসাব সংরক্ষণের জন্য এ ধরনের কাগজ ব্যবহার করা হয়।

বর্তমানে কাগজের স্প্রেডশিটের স্থান দখল করেছে সফটওয়্যার নির্ভর স্প্রেডশিট প্রোগ্রাম। এর ফলে নানা কাজে স্প্রেডশিটের ব্যবহার জনপ্রিয় হয়ে উঠেছে। সত্তর দশকের শেষের দিকে অ্যাপল কোম্পানী সর্বপ্রথম ভিসিক্যাল্ক স্প্রেডশিটের সফটওয়্যার উদ্বোধন করে। পরবর্তীকালে মাইক্রোসফট এক্সেল, ওপেন অফিস ক্যাল্ক, কেস্প্রেড নামের স্প্রেডশিট সফটওয়্যার উদ্ভাবিত হয়। বর্তমানে বহুল ব্যবহৃত ও জনপ্রিয় স্প্রেডশিটের সফটওয়্যার হলো মাইক্রোসফট কোম্পানির এক্সেল।


স্প্রেডশিট প্রোগ্রাম কী?

স্প্রেডশিট হলো এক ধরনের অ্যাপ্লিকেশন কম্পিউটার প্রোগ্রাম। এটিকে কখনো ওয়ার্কবুক বলা হয়। একটি ওয়ার্কবুকে অনেকগুলো ওয়ার্কশিট থাকে। একেকটা ওয়ার্কশিটে বহুসংখ্যক সারি ও কলাম থাকে।

JSC ICT Chapter 4 Spreadsheet
A, B, C…দিয়ে কলাম এবং 1, 2, 3…দিয়ে রো নির্দেশ করা হয়। ছোট ছোট ঘরগুলিকে বলে সেল।

প্রতিটি কলামের শিরোনাম একটি ইংরেজি বর্ণ দিয়ে এবং প্রতিটি সারি সংখ্যা দিয়ে চিহ্নিত করা থাকে। এর দ্বারা গ্রিডের প্রতিটি সেলের ঠিকানা বা রেফারেন্স সুনির্দিষ্ট থাকে। যেমন: C5 দিয়ে C কলাম এবং 5 নম্বরে রো-এর ছেদবিন্দুতে অবস্থানকারী সেলকে নির্দেশ করা হয়।

তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি এবং স্প্রেডশিট

বর্তমান যুগে তথ্য প্রক্রিয়াকরণ একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ। বিভিন্ন প্রকার ব্যবসায়িক কাজে এবং যেকোন গবেষণায় প্রাপ্ত উপাত্তকে বোধগম্য ভাবে উপস্থাপনের জন্য উপাত্তগুলোকে বিশ্লেষণ করতে হয়। স্প্রেডশিট প্রোগ্রামের সাহায্যে এ ধরনের বিশ্লেষণের প্রাথমিক কাজগুলো সহজে সম্পাদন করা যায়।

স্প্রেডশিট প্রোগ্রামে একটা ওয়ার্কশিটে সবধরনের উপাত্ত প্রবেশ করানো যায়। ফলে যেকোনো ধরনের, যেকোনো সংখ্যক উপাত্ত অল্প সময়ে সম্পাদনা করা, হিসাব করা, বিশ্লেষণ করা এবং প্রতিবেদন তৈরী করার কাজ স্প্রেডশিট প্রোগ্রামের মাধ্যমে করা যায়।

  • স্প্রেডশিট সফটওয়্যার ব্যবহারের মাধ্যমে হিসাবের কাজ দ্রুত ও নির্ভুল ভাবে করা যায়।
  • এ সফটওয়্যারে সূত্র ব্যবহারের সুযোগ থাকায় হিসাবের কাজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন হয়।
  • একই সূত্র বারবার প্রয়োগ করা যায় বলে প্রক্রিয়াকরণের সময় কম লাগে।
  • উপাত্তের চিত্ররূপ দেওয়াও এ সফটওয়্যারে খুব সহজ।
  • স্প্রেডশিট সফটওয়্যারের মাধ্যমে ডাক যোগাযোগের ঠিকানা ও ইমেইল ঠিকানার ব্যবস্থাপনা ও সংরক্ষণ সহজে করা যায়।

স্প্রেডশিট সফটওয়্যার ব্যবহারের কৌশল

স্প্রেডশিট সফটওয়্যার খোলা

কম্পিউটার খোলা অবস্থায় স্টার্ট বাটন ক্লিক করে অল প্রোগ্রাম এ যেতে হবে। এরপর সংশ্লিষ্ট স্প্রেডশিট প্রোগ্রামের আইকনে ক্লিক করতে হবে। এ ছাড়া কম্পিউটারে ডেস্কটপে স্প্রেডশিট প্রোগ্রামের অথবা আইকনে ডাবল ক্লিক করে স্প্রেডশিট প্রোগ্রাম খোলা যায়।


নিচের চিত্রে (+) চিহ্নিত অংশে ক্লিক করে জেনে নেই মাইক্রোসফট এক্সেল ২০০৭ উইন্ডো-এর বিভিন্ন অংশ সম্পর্কে


নতুন ওয়ার্কবুক খোলার পদ্ধতি


এছাড়া Ctrl+N চেপে নতুন Workbook খোলা যায়।

ডেটা এন্ট্রি

যে কোনো একটি সেলে কারসর রেখে কিবোর্ড চেপে তোমার ইচ্ছামতো অক্ষর বা সংখ্যা টাইপ করো। শুরু হয়ে গেল তোমার স্প্রেডশিটের ব্যবহার।


কী-বোর্ডের Arrow Key ব্যবহার করে আমরা কারসরকে ওয়ার্কশিটের যেকোনো সেলে নিতে পারি। এছাড়া Tab বা Enter চেপে কারসরকে বিভিন্ন সেলে নেওয়া যায়। মাউস ক্লিকের মাধ্যমেও কারসরকে বিভিন্ন সেলে নেওয়া যায়।

গাণিতিক কাজ

স্প্রেডশিটের সাহায্যে অনেক ধরনের গাণিতিক কাজ করা যায়।

এক্সেলে দুইভাবে যোগ করা যায়:

স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ করতে ফলাফল সেলে কারসর নিয়ে ক্লিক করতে হয়।

ম্যানুয়ালি যোগ করতে হলে ফলাফল সেলে = চিহ্ন দিয়ে সূত্র লিখতে হয়।

এছাড়া সূত্র দিয়ে যোগ করা যায়। এখানে সেল রেঞ্জ দিয়ে কোন সেল থেকে কোন সেল পর্যন্ত যোগ করা হবে তা বুঝানো হয়েছে। সেল রেঞ্জ লেখার নিয়ম হলো = SUM (A1:D1) যার অর্থ A1 সেল হতে D1 সেল পর্যন্ত ডেটাগুলোর যোগফল বের করা হবে।

উভয় ক্ষেত্রেই ফলাফলের সেলে সূত্র প্রয়োগ করতে হয়।

এক্সেলের ওয়ার্কশিটে বিয়োগ করার পদ্ধতিও যোগ করার পদ্ধতিও যোগ করার পদ্ধতির মতো। তবে স্বয়ংক্রিয় বিয়োগ করার কোনো ব্যবস্থা নেই। ফলাফল সেলে সূত্র বসিয়ে বিয়োগের কাজ করতে হয়।

বার/ডায়াগ্রাম তৈরি

১) ওয়ার্কশিটে উপাত্ত প্রবেশ করানো।
২) রিবনে ইনসার্ট ক্লিক করে চার্ট অপশনের কলাম ক্লিক করতে হবে।


এখন এই প্রশ্নগুলোর উত্তর দিয়ে নিজেকে ঝালাই করে নেই!


স্প্রেডশিটের মত বর্তমান সময়ের গুরুত্বপূর্ণ সফটওয়্যার নিয়ে তোমরা আশা করি প্রয়োজনীয় ধারণা পেয়েছো। তোমার বন্ধুদেরও এই বিষয়ে ধারণা দিতে শেয়ার করে নাও এই স্মার্টবুকটি।