Corporate World এ ঢুকছেন? এই শিষ্টাচারগুলো জেনে রাখুন! পর্ব – ২

এর আগের পর্বে আমরা কর্পোরেট ওয়ার্ল্ডে ঢোকার পর কর্মক্ষেত্রে বেশ কিছু শিষ্টাচার নিয়ে জেনেছি। চলুন বাকি আরও যে শিষ্টাচারগুলো অনুসরণ করা উচিত সেগুলো আজ জেনে নেই-

২. প্রফেশনালিজম বা পেশাদারিত্ব:

কর্পোরেট ওয়ার্ল্ডে পেশাদারিত্ব বজায় রাখা বলতে বোঝায় কোম্পানির পরিবেশকে সুন্দর, মনোরম আর উৎপাদনক্ষম করতে অবদান রাখা। প্রফেশনালিজম বজায় রাখতে অনেক ধরণের আচরণের মাঝে যে গুরুত্বপূর্ণ আচরণ বা কাজগুলো করবেন-

সময়ানুবর্তী হোন:

কর্মক্ষেত্র হোক কিংবা কোনো সাক্ষাৎকার অথবা কোনো প্রজেক্টের কাজ ডেডলাইন এর মাঝে শেষ করা গুরুত্বপূর্ণ অনেক। কর্পোরেট ওয়ার্ল্ডের সব রকমের কাজেই সময়ানুবর্তী হওয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। সময় অত্যন্ত মূল্যবান।

যখন আপনি কোনো প্রজেক্টের কাজ ডেডলাইনের মাঝে শেষ করতে ব্যর্থ হন, তখন আপনার পুরো টিম আপনার কাজ শেষ করতে না পারার কারণে পিছিয়ে যায়। একটি প্রজেক্টে থাকা টিমের প্রত্যেক সদস্য একে অপরের উপর নির্ভর করে। আপনি কাজে সময়ানুবর্তী না হলে সেটার জন্য আপনার টিমের সদস্যদের কাজেও সেটার প্রভাব পড়বে এবং তাদেরকে আপনার জন্য ভুগতে হবে।

কর্পোরেট ওয়ার্ল্ডে প্রফেশনালিজম বা পেশাদারিত্ব বজায় রাখার ক্ষেত্রে এটি চরমভাবে বাধা দেয়। তাই পেশাদারিত্ব বজায় রাখতে চাইলে সময়ানুবর্তী হওয়ার অভ্যাস শুরু করে দিন এখন থেকেই।

শান্ত থাকুন:

কর্পোরেট ওয়ার্ল্ডে যদিও অনেক কোম্পানিতেই ‘জ্বী, স্যার’ অনুশীলন পরিত্যাগ করা হচ্ছে, তবুও কখনও কোনো সিদ্ধান্ত নিয়ে মতবিরোধ দেখা গেলে অথবা সহকর্মীদের সাথে কোনো কিছু নিয়ে তর্ক শুরু হলে মাথা ঠান্ডা রাখুন এবং যুক্তিসহ আপনার মতামত উপস্থাপন করুন।

কথা দিয়ে কথা রাখুন:

আপনি যখন কাউকে কোনো ব্যাপারে প্রতিশ্রুতি দিচ্ছেন তখন সেই প্রতিশ্রুতি পূরণ করুন। কথা দিয়ে কথা রাখুন – তা সে যত বড় কিংবা ছোট ব্যাপারেই হোক না কেন। যদি কোনো কারণে প্রতিশ্রুতি রক্ষা করা অসম্ভব বলে মনে হয় তবে যত দ্রুত সম্ভব অপরপক্ষকে জানিয়ে দিন।

মানিয়ে চলুন:

কাজের জন্য মাঝে মাঝেই আপনাকে রাত জাগতে হতে পারে, খুব তাড়াতাড়ি উঠতে হতে পারে, পরিকল্পনা বদলাতে হতে পারে, সাক্ষাৎকারের সময় পরিবর্তন করতে হতে পারে। যদি সবসময়ই এমন না হয় তাহলে কোনো অভিযোগ না করে মানিয়ে চলুন।

কূটনীতি ব্যবহার করুন:

কর্পোরেট ওয়ার্ল্ডে এমন হওয়া খুবই স্বাভাবিক যে, কোনো সহকর্মী বা অফিসে কাউকে আপনার পছন্দ হচ্ছেনা কিন্তু তার সাথে কাজ করতে হচ্ছে। সেক্ষেত্রে তার কিংবা তাদের সাথে হাসিমুখে কথা বলুন, বিনয়ী থাকুন।

ফোন সরিয়ে রাখুন:

পেশাদারিত্বের ক্ষেত্রে অন্যতম একটি কাজ হচ্ছে সামনের মানুষটিকে বা কাজকে গুরুত্ব দেয়া। এখনকার দিনে আমাদের স্মার্টফোন, ট্যাব, ল্যাপটপ নিয়ে এত বেশি মোহ তৈরি হয়ে গেছে যে, আমরা মানুষের চেয়ে এইসব বস্তুকে গুরুত্ব দেই বেশি। অনেক সময় দেখা যায় আমাদের সামনে কেউ একজন কথা বলছে আর সেদিকে মনোযোগ না দিয়ে তিনি স্মার্টফোনে টেক্সটিং করছেন। প্রফেশনালিজমকে এই কাজটি চরম মাত্রায় ব্যাহত করে।  

অনেক সময় আমাদের কাজের ক্ষেত্রেও স্মার্টফোন আমাদের মনোযোগে অনেক বেশি বিঘ্ন ঘটায়। এজন্য কারোর সাথে কথা বলার সময়, কাজের সময় কিংবা অন্য যেকোন দরকারে স্মার্টফোন বা মনোযোগ ব্যাহত করে এমন অন্য যেকোন কিছু দূরে সরিয়ে রাখতে হবে।

গঠনমূলক সমালোচনা গ্রহণ করুন:

আপনার পুরো ক্যারিয়ারজুড়েই অনেকে অনেক সময় আপনার বিভিন্ন কাজে ফিডব্যাক দেবে, অনেকে অনেক ভাবেই আপনার কাজের সমালোচনা করবে। আমরা সমালোচনাকে খুব সহজভাবে নিতে পারি না। কিন্তু আপনি যদি লোকজনদেরকে আপনার কাজের সমালোচনা করতে না দেন, তাহলে আপনি নতুন করে আপনার নিজের কোনো কিছু আর উন্নত করতে পারবেন না।

আপনার কাজে যত ভুল হবে, যত লোকজন সমালোচনা করবে, তত আপনি সেসব থেকে শিক্ষা নিয়ে নতুন করে আগের চাইতেও ভালো করে কাজ করতে পারবেন। সেজন্য কেউ কখনও আপনার সমালোচনা করলে মনোযোগ দিয়ে তার কথা শুনুন এবং নিজেকে আরও উন্নত করার জন্য কাজ করুন।

৩. খাবার টেবিলের শিষ্টাচার:

অনেক সময়েই সহকর্মী কিংবা অফিসের বসের সাথে লাঞ্চ কিংবা ডিনারে কোনো রেস্টুরেন্টে যেতে হতে পারে। আর সেখানে কীভাবে চাকু ব্যবহার করতে হবে কিংবা কাঁটাচামচ ব্যবহার করতে হবে সেটা জানার চাইতেও কিছু শিষ্টাচার জানা বেশি জরুরী। আর মোটামুটিভাবে শিষ্টাচারগুলো জানলে আপনি সব ধরণের পরিস্থিতিতেই খাবার টেবিলে বসে খেয়ে আসার জন্য প্রস্তুত থাকতে পারবেন।

খাবার টেবিলের শিষ্টাচার নিয়ে লিখতে গেলে পুরো আরেকটি ব্লগ লিখে ফেলা যাবে। আমি এত কিছু লিখতে যাচ্ছি না। তবে যে সাধারণ বিষয়গুলো খেয়াল রাখা প্রফেশনাল জীবনে আপনার জীবনে দরকারি সেগুলো হচ্ছে –

  • খাবার টেবিলে বসে ন্যাপকিন আপনার কোলে রাখুন অথবা গলার কাছে পোশাকে ভাঁজ করে ঢুকিয়ে দিন।
  • আপনার সাথে যারা খেতে গেছেন, তাদের খাবারের দামের রেঞ্জের মাঝেই খাবার অর্ডার দিন। অতিরিক্ত দামি খাবার অর্ডার দেয়াটা দৃষ্টিকটু দেখায়।
  • প্রত্যেকের সামনে খাবার সার্ভ করার আগ পর্যন্ত খাওয়া শুরু করবেন না।
  • কোনো খাবার টেবিলের একপাশ থেকে আরেকপাশে না দিয়ে বাম থেকে ডান দিকে দিন।
  • মুখ বন্ধ করে খাবার চিবিয়ে খান। আর খাবার মুখে নেয়ার সময় যথাসম্ভব ছোট পরিমাণ হাঁ করে খাবারের অংশ মুখে নিন।
  • খাবার সার্ভ করছে যে লোকটি তাকে তুড়ি মেরে ডাকবেন না।
  • খাওয়া শেষে ন্যাপকিনটি খানিকটা ভাঁজ করে আপনার প্লেটের বাম পাশে রাখুন।

আরেকটি বিষয় খেয়াল রাখবেন, আপনি যদি আপনার কোনো সহকর্মী বা অফিসের কাউকে একসাথে কোথাও খাওয়ার জন্য প্রস্তাব দেন তাহলে তার খাবারের বিল দেয়ার দায়িত্ব আপনার।

৪. যোগাযোগ এর শিষ্টাচার:

আমাদের প্রফেশনাল জীবনের সম্পর্কগুলোর ক্ষেত্রে যোগাযোগ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। যোগাযোগের শিষ্টাচারকে তিন ভাগে ভাগ করা যায়-

ফোনে শিষ্টাচার:

  • অনেক সকাল কিংবা বেশি রাত কল দেয়ার জন্য বাজে সময়। এমন বাজে সময়গুলোতে কাউকে কল দেবেন না। কারণ, এই সময়গুলোতে কেউ জেগে থাকলেও আপনার সাথে কথা বলতে স্বচ্ছন্দ বোধ করবে না।
  • অফিসিয়াল কল হলে শুরুতেই জিজ্ঞেস করে নিন “এখন আপনার সাথে কথা বলা যাবে কিনা?” যদি অপর পাশের মানুষটি ব্যস্ত থাকে, তবে পরবর্তীতে তিনি ফ্রি হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন।
  • কাউকে কল দিয়ে ছোট্ট করে অভিবাদনের মাধ্যমে কথা শুরু করুন। ফোনে কল ধরার সাথে সাথেই কথা বলা শুরু করে দেয়াটা প্রফেশনালিজমের মাঝে পড়ে না।
  • সবসময় যাকে কল দিয়েছেন অপর পাশে ফোনে সেই ব্যক্তিটিই আছেন কিনা নিশ্চিত করে তবেই কথা শুরু করুন।
  • খুব বেশি জোরে কিংবা আস্তে কথা বলবেন না। আপনার কথা বলার আওয়াজ নিয়ে আপনি বেশী চিন্তিত হলে সরাসরি জিজ্ঞেস করুন,”আপনি কি আমার কথা শুনতে পাচ্ছেন? আমি কি এই আওয়াজেই কথা বলব?”
  • যে বিষয়ে কথা বলতে চাইছেন সেটি নিয়ে কল দেয়ার পূর্বেই একবার ভেবে নেবেন। খেয়াল রাখবেন, কথা বলার বিষয় যেন যথেষ্ট স্পষ্ট হয়।
  • যত দ্রুত সম্ভব কথা শেষ করুন। কেননা অপর পাশের ব্যক্তিটি ব্যস্ত হয়ে যেতে পারেন।
  • আপনি যদি কোনো কনফারেন্স কলে থাকেন কিন্তু কথা বলছেন না এমন হয়, তাহলে আপনার কলটি মিউট করে দিন। যাতে করে বাকিদের বাইরের শব্দে মনোযোগ ধরে রাখতে অসুবিধা না হয়।
  • নাম্বার ডায়াল করার সময় তাড়াহুড়ো করবেন না। যদি কোনো কারণে ভুল নাম্বারে কল দিয়েও ফেলেন তবে কথা-বার্তা ছাড়াই কলটি কেটে দেবেন না। স্যরি বলুন এবং এরপর কল কাটুন।
  • ফোনে কথা বলার সময় কিছু চিবোবেন না কিংবা খাবেন না। আগে খাবার শেষ করুন এবং এরপর নাম্বার ডায়াল করুন। আর আপনি যদি বই পড়ার মাঝে থাকেন তাহলে বই একপাশে সরিয়ে রেখে কল ধরুন আর অপর পাশের মানুষটি কী বলছে  সেটি মনোযোগ দিয়ে শুনুন।
  • কথাবার্তা শেষ হলে সাথে সাথেই কলটি কেটে দেবেন না। নিশ্চিত হোন অপর পাশের মানুষটি আপনাদের কথোপকথনের সব বিষয় ঠিকভাবে বুঝছেন কিনা। এরপর ‘ভালো থাকবেন’ বা ‘আপনার সাথে কথা বলে ভালো লাগলো’ এরকম কিছু বলে কল কাটুন। কল কেটে দেয়ার আগে ‘গুডবাই’ বলবেন না।
  • আপনার আশেপাশে টেলিভিশন বা অন্য কোনো কিছুর শব্দ থাকলে সেগুলোর আওয়াজ কমিয়ে দিন। আশেপাশে আওয়াজ থাকলে যোগাযোগে মনোযোগ দেয়া কঠিন হয়ে দাঁড়ায়।
  • নেটওয়ার্কে যদি কোনো ধরণের সমস্যা থাকে তাহলে কথা বলতে থাকবেন না। অন্য কোথাও গিয়ে বা পরবর্তীতে নেটওয়ার্ক ভালো হলে কল করে কথা বলুন।

ইমেইলে শিষ্টাচার:

  • অফিসের অভ্যন্তরীণ মেইলগুলোর রিপ্লাই একদিন আর বাইরের মেইলগুলোর রিপ্লাই তিনদিনের মাঝে দেয়ার চেষ্টা করুন।
  • মেইলে অতিরিক্ত আশ্চর্যবোধক চিহ্ন এবং স্মাইলি ফেইসগুলো ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন।
  • “Reply All” ব্যবহার না করে “Reply” ব্যবহার করুন।
  • সিগনেচার ব্লক ব্যবহার করুন।
  • মেসেজের প্রুফরিড করুন।

সাক্ষাতে শিষ্টাচার:

  • কারোর কোনো কিছু অপছন্দ হলে সরাসরি বলা হতে বিরত থাকুন। এটি তাকে বিব্রতকর অবস্থায় ফেলে দিতে পারে।
  • কথা বলার পুরো সময়ের ৬০% – ৭০% সময় চোখে চোখ রেখে কথা বলুন।
  • গলার আওয়াজ সমন্বয় করে কথা বলুন।
  • অপরপক্ষ যা বলছে সেটি নিয়ে আগ্রহ প্রকাশ করুন।

৫. মিটিং এর শিষ্টাচার:

ব্যবসায়িক দৃষ্টিকোণ থেকে মিটিং অনেক গুরুত্বপূর্ণ। কারণ মিটিং-এই বিভিন্ন টিম প্রজেক্টে তাদের আইডিয়া, স্ট্র্যাটেজি শেয়ার করতে পারে। এতে করে সবাই মিলে কাজ করে এগিয়ে যাওয়া সহজ হয়। মিটিং এর কিছু শিষ্টাচার হচ্ছে-

  • মিটিং এ একেবারে শূন্য অবস্থায় যাবেন না। মিটিং কী বিষয় নিয়ে হবে, কতটুকু গুরুত্বপূর্ণ – এই বিষয়গুলো জেনে যাওয়ার চেষ্টা করুন। দরকারে মিটিং-এ যাওয়ার আগে গুরুত্বপূর্ণ টপিকগুলোর উপর নোট করে নিয়ে যান।
  • মিটিং-এ যেসব ব্যাপারে আলোচনা হয় সেগুলোর সবই মনে রাখা সম্ভব হয় না। মিটিং-এ তাই কলম আর নোটপ্যাড নিয়ে যান। ছাত্রজীবনে শিক্ষকের লেকচার খাতায় তোলার অভ্যাস না থাকলেও মিটিং-এর গুরুত্বপূর্ণ ব্যাপারগুলো নোটপ্যাড এ লিখে রাখা কিন্তু প্রফেশনালিজমের মাঝেই পড়ে।
  • মিটিং – এ যাওয়ার পূর্বে সবসময়ই ফোন সাইলেন্ট অথবা ভাইব্রেশন মোডে রাখুন। যাতে করে মিটিং-এর মাঝে হুট করে ফোনে কল আসায় রিংটোন বেজে না ওঠে।
  • মিটিং-এর মাঝে কল আসলে সেটি ধরে কথা বলাকে অত্যন্ত বাজে স্বভাব বলে ধরা হয়। খুব বেশি জরুরি না হলে এই কাজটি থেকে বিরত থাকুন।
  • মিটিং-এ কখনোই দেরি করে পৌঁছাবেন না। প্রফেশনালদের কাছ থেকে এরকম আচরণ গ্রহণযোগ্য নয়।
  • মিটিং-এ চিউইংগাম চিবোনো শিশুসুলভ কাজ এর মধ্যে পড়ে। এটি অবশ্যই পরিহার করতে হবে।
  • মিটিং-এ একজন ভালো শ্রোতা হোন। এখন আমাদের সবচেয়ে বড় সমস্যা হচ্ছে আমরা শুধু কথা বলে যাই; অন্যের বলা কথা শুনতে চাই না। কিন্তু প্রফেশনালিজমের খাতিরে মিটিং-এ প্রত্যেককেই কথা বলার যথেষ্ট সুযোগ দিন এবং সবার কথা মনোযোগ দিয়ে শুনুন। আপনার সময় আসলে তখন কথা বলুন।
  • মিটিং-এর জন্য রুমে ঢুকে যেখানেই জায়গা খালি পান, বসে পড়ুন। এখানে ওখানে গিয়ে বারবার জায়গা পরিবর্তন করবেন না।
  • কেবল ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা না বলে থাকলে আপনার চা বা কফির কাপ নিয়ে মিটিং রুমে প্রবেশ করবেন না।
  • কলম বা নোটপ্যাড নিয়ে খেলা করবেন না। মিটিং বোরিং মনে হলেও মনোযোগ দিয়ে শুনুন।
  • মিটিং রুমে প্রফেশনালিজম বজায় রেখে কথা বলুন। সবাইকে সম্মান দিন।
  • মিটিং-এ অবশ্যই ফরমাল পোশাক পরে যাবেন।

ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা – যিনি মিটিংটির আয়োজন করবেন তাকে অবশ্যই মিটিং এর আগে এর বিষয়বস্তু সম্পর্কে সবাইকে অবগত করতে হবে। যাতে করে অন্যান্যরা সবাই মিটিং এর জন্য পর্যাপ্ত প্রস্তুতি নিয়ে আসতে পারে। শুধু মিটিং হওয়ার খাতিরে মিটিং ডাকলে হবে না। মিটিং-এ কী ধরণের বিষয়গুলো নিয়ে আলোচনা করা হবে সেগুলোর লিস্ট করতে হবে। সেগুলো নিয়ে আলোচনা করতে হবে এবং মিটিংকে সংক্ষিপ্ত রাখতে হবে।

মিটিং-এ যাদের উপস্থিত থাকার কথা তাদের সবাইকে ইমেইল পাঠাতে হবে এবং ফোনকলের মাধ্যমেও জানাতে হবে। মিটিং-এ আসার পর সবাইকে প্রস্তুত হওয়ার জন্য পাঁচ মিনিট সময় দিতে হবে। মিটিং-এর আয়োজন যিনি করছেন, তাকে অবশ্যই স্পষ্টভাবে জোরে কথা বলতে হবে যাতে উপস্থিত সবাই তার কথা এবং বিষয়বস্তু সম্পর্কে বুঝতে পারে। তবে অতিরিক্ত উঁচু গলায় আওয়াজ করে কথা বলা যাবে না। এতে করে একই ফ্লোরে থাকা অন্যদের বিরক্ত লাগতে পারে। প্রয়োজনীয় আওয়াজ বজায় রেখে কথা বলতে হবে।

ভার্চুয়াল মিটিং-এ শিষ্টাচার:

প্রযুক্তির এই যুগে মিটিং বলতে সবসময় বদ্ধ একটা ঘরে সবাই মিলে একটা টেবিল এর পাশে বসে গুরুগম্ভীর কথা বলবে এমনটা নাও হতে পারে। এই Skype, Infinite Conferencing এর যুগে মানুষ ঘরে বসেই ভার্চুয়ালি মিটিং-এর কাজ সেরে ফেলে। কিন্তু এই ভার্চুয়াল মিটিং এর ক্ষেত্রেও মেনে চলা উচিত কিছু শিষ্টাচার। এগুলো হচ্ছে –

  • ক্যামেরার দিকে তাকান। আপনার নিজের চেহারা কিংবা স্ক্রিনে থাকা অন্যদের চেহারার দিকে তাকাবেন না। তাহলে তাদের কাছে মনে হবে আপনি তাদের সাথে চোখে চোখ রেখে কথা বলছেন।
  • দরজা বন্ধ করে ভার্চুয়াল মিটিং-এ উপস্থিত হোন। যাতে করে কোনো রুমমেট, পোষা প্রাণী বা অন্য কেউ বিরক্ত করতে না পারে। মিটিং-এর পূর্বে ক্যামেরাতে কী কী দেখা যাচ্ছে তা দেখে নিন। সবচেয়ে ভালো হয় পেছনে দেয়াল বা কোনো এক রং এর ব্যাকগ্রাউন্ড ব্যবহার করলে।
  • আপনিই যদি মিটিং এর আয়োজন করে থাকেন, তাহলে সবাই যাতে কথা বলতে পারে এবং নিজেদের আইডিয়া উপস্থাপন করতে পারে সেই ব্যাপারটি নিশ্চিত করুন।

কর্পোরেট ওয়ার্ল্ড এ ঢোকার আগে এত এত শিষ্টাচার দেখে হয়ত আপনার মাথা খারাপ হয়ে যেতে পারে। কিন্তু এতগুলো শিষ্টাচার এর একটি ভালো দিক হচ্ছে – একবার যদি আপনি এগুলে জেনে ফেলতে পারেন তবে আপনার কাজে যেমন প্রফেশনালিজম আসবে, আপনি তেমনি অন্যদের সাথে অত্যন্ত পেশাদারভাবে যোগাযোগ করতে পারবেন। আপনার ক্যারিয়ারে তখন উপরের দিকে উঠে যাওয়া খুবই সহজ হয়ে যাবে। আর যেহেতু এই দুই পর্বে আমরা জেনে গেলাম কর্পোরেট ওয়ার্ল্ড এ ঠিক কী ধরণের শিষ্টাচার অনুসরণ করতে হবে, তাহলে তো আমরা আশা করতেই পারি যে আপনারা এগুলোর চর্চা এখন থেকেই করবেন। তাই না?

ছবি সংগ্রহ করা হয়েছে shutterstock থেকে।

তথ্যসূত্র-

https://blog.hubspot.com/sales/types-business-etiquette

https://toggl.com/business-etiquette-rules/

লেখাটি ভালো লেগে থাকলে বন্ধুদের সঙ্গে শেয়ার করতে ভুলবেন না!
What are you thinking?