The Eisenhower Matrix: সময় বাঁচানোর সহজ উপায়!

পুরোটা পড়ার সময় নেই ? ব্লগটি একবার শুনে নাও !

১। ২টি সাবজেক্টের টার্ম পেপার জমা দেওয়ার ডেডলাইন

২। ২টি সাবজেক্টের প্রেজেন্টেশন এবং ২টিই একইদিনে, ১ ঘন্টার ব্যবধানে

৩। একটি বিজনেস কম্পিটিশনের প্রস্তুতি

উপরোক্ত এই বিশাল ৩টি কাজ মাত্র ৫ দিন সময়ের মধ্যে আমাকে করতে হয়েছিল এই সেমিস্টারে। ঐ ৫টি দিন যে আমার উপর দিয়ে কি ঝড় গেছিল তা শুধু আমিই জানি!  

এমন পরিস্থিতির শিকার আপনারাও প্রায় সময় হয়ে থাকেন বলে আমি মনে করি- কেউ ছাত্রজীবনে, কেউ বা কর্মজীবনে।   

এমন অবস্থাগুলোতে আমরা-

  • দুশ্চিন্তা করি
  • সিদ্ধান্তহীনতায় ভুগি
  • ফলশ্রুতিতে আমাদের মনঃসংযোগও বিচ্ছিন্ন হতে শুরু করে

অনেক অল্প সময়ে অনেক বেশি কাজ শেষ করার প্রেশার’ আমাদের অতিরিক্ত মানসিক চাপ সৃষ্টি হওয়ার মুখ্য কারণ।

দারুণ সব লেখা পড়তে ও নানা বিষয় সম্পর্কে জানতে ঘুরে এসো আমাদের ব্লগের নতুন পেইজ থেকে!

তবে এই প্রেশার কমানোর উপায় পৃথিবীর বুকে আবিষ্কার করেছেন আমেরিকার ৩৪তম প্রেসিডেন্ট  Dwight D. Eisenhower।  সময় ব্যবস্থাপনার একটি চমৎকার মডেল তিনি নিজে অনুসরণ করতেন, পরবর্তীতে যার নাম দেওয়া হয় ‘The Eisenhower Matrix’। আরেকটু বুঝিয়ে বললে বলতে হবে Priority Matrix অথবা Urgent-Important Matrix।

life hacks, time management, work efficiency

Eisenhower Matrix কীভাবে সাহায্য করে?  

এই ম্যাট্রিক্সের মাধ্যমে আমরাঃ

  • Urgent  ও Important  কাজের মধ্যে পার্থক্য বুঝি
  • প্রাধান্যের ভিত্তিতে আমাদের কাজগুলোকে সাজাতে পারি, অর্থাৎ prioritize করতে পারি।

কীভাবে ব্যবহার করতে হয় এই Eisenhower Matrix?

Urgency ও importance এর ভিত্তিতে কাজগুলোকে সাজালে আমরা পাই চারটি ভিন্ন ঘর বা quadrant।

life hacks, time management, work efficiency

কীভাবে ম্যাট্রিক্সটি ব্যবহার করতে হয় তা  বুঝতে হলে আমাদের জানতে হবে খুব সাধারণ দুটি বিষয়। যথাঃ

Important: যেই কাজগুলো দীর্ঘমেয়াদি লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করে

Urgent: যেই কাজগুলোর জন্য তৎক্ষণাৎ কোন পদক্ষেপ(immediate action) নিতে হয়  

এখন চলে আসি এই Matrix-এর চারটি quadrant এর বিশ্লেষণে যার মাধ্যমে আমরা এর ব্যবহার জানব।

Quadrant-1:  Urgent + Important

Q1 এর কাজগুলোর ক্ষেত্রে দ্রুত পদক্ষেপ (immediate action) নিতে হয়। এ কাজগুলো আমাদের দীর্ঘমেয়াদি লক্ষ্য অর্জনেও সহায়ক হয়।

করণীয়ঃ

DO! এই কাজগুলো এক্ষুনি করুন! Do it right away!  

উদাহরণঃ

  • আসাইনমেন্ট/ টার্ম পেপার ডেডলাইনের মধ্যে জমা দেওয়া(ধরুন কালকেই জমা দিতে, অতএব এক্ষুনি করে রাখুন)
  • নির্দিষ্ট কোন ইমেইল যেমনঃ চাকুরির অফার, স্কলারশিপের অফার, নতুন একটি ব্যবসায়ের সুযোগ ইত্যাদি সংক্রান্ত ইমেইলের উত্তর দেওয়া বা এগুলো নিয়ে দ্রুত কোন পদক্ষেপ নেওয়া
  • মা/বাবা/ভাই/বোন/স্বামী/স্ত্রী হসপিটালে ইমারজেন্সিতে থাকা
  • রান্নাঘরে কিংবা আপনার ফ্যাক্টরিতে আগুন লাগা
  • গাড়ির ইঞ্জিন নষ্ট হয়ে যাওয়া
  • হঠাৎ অসুস্থ হওয়াতে দ্রুত হসপিটালে যাওয়া

খেয়াল করলে দেখবেন, উপরোক্ত কাজগুলোর ক্ষেত্রে বিলম্বিত কোন পদক্ষেপ আপনার জন্য ক্ষতিকর হতে পারে। তাই এমন Important + Urgent কাজগুলো সবার আগে সেরে ফেলুন।  

Quadrant-2: Not Urgent + Important

Q2 এর কাজগুলো সম্পন্ন করা একদম Urgent না হলেও, এগুলো আপনার ব্যক্তিগত জীবন ও ক্যারিয়ারের লক্ষ্যগুলো অর্জন করতে সাহায্য করে।

ভবিষ্যত পরিকল্পনা, সম্পর্ক মজবুত করা, আত্ম-উন্নয়নমূলক ইত্যাদির মতো কাজগুলোই খুবই important, কিন্তু আবার urgent নয়।

করণীয়ঃ

DECIDE! যেহেতু এগুলো করা Urgent নয়, সেহেতু একটি শিডিউল তৈরি করে  important এই কাজগুলো পরে করুন ( ‘পরে’ করবেন, কিন্তু করবেন কিন্তু!)

উদাহরনঃ

  • ব্যায়াম করা
  • পরিবারের সাথে সময় কাটানো, আত্মীয়স্বজনের খোঁজ নেওয়া, বন্ধুদের সময় দেওয়া
  • ব্যক্তিগত ডাইরি লেখা
  • ব্যক্তিত্ব উন্নয়নমূলক বা জীবন গঠনমূলক বই পড়া
  • কম্পিউটারের একটি সফটওয়্যার শেখা
  • পড়াশোনা করা
  • টার্ম পেপারের জন্য সামান্য রিসার্চ করা
  • মেডিটেশন করা
  • ঘরবাড়ির ঠিকমত পরিচর্যা করা
  • টাকাপয়সা জমানো; বাজেট তৈরি করা
  • সাপ্তাহিক প্ল্যান এবং দীর্ঘমেয়াদি প্ল্যান তৈরি করা
  • স্বামী/স্ত্রীকে যথেষ্ট পরিমাণ মানসম্পন্ন সময়(quality time) দেওয়া
  • ট্রেন/বাস/প্লেনের টিকিট কাটা

Stephen Covey তার 7 Habits of highly effective people বইটিতে এই ম্যাট্রিক্স নিয়ে আলোচনা করতে গিয়ে বলেছেন যে, Q-2 তেই আমাদের সবচেয়ে বেশি সময় বিনিয়োগ করা উচিত। ভাবছেন কেন?

একটু খেয়াল করে দেখুন এই কাজগুলোই কিন্তু জীবনে দীর্ঘস্থায়ী আনন্দ-সুখ, পরিপূর্ণতা ও সফলতা এনে দেয়।

আর নয় সময় নষ্ট করা!

দেখে নাও আজকের প্লে-লিস্টটি আর শিখে নাও কীভাবে সময় ভাল পদ্ধতিতে ব্যবহার করা যায়!

১০ মিনিট স্কুলের Life Hacks সিরিজ

Quadrant-3: Urgent but Not Important

Q3 এর কাজগুলো urgently করতে হলেও এগুলো খুব একটা important না। কারণ,  জীবনের দীর্ঘমেয়াদি লক্ষ্য অর্জনে এগুলো কোন অবদান রাখে না।

করণীয়ঃ

DELEGATE! একটু খুঁজে দেখুন যে অন্য কেউ কাজটি করে দিতে পারবে কি না। কাজটি অন্য কাউকে করার জন্য দিয়ে দিন।

উদাহরণঃ

  • কাউকে কল করা/ মেসেজ পাঠানো
  • সব ইমেইলের উত্তর দেওয়া(urgent & important মেইলগুলো বাদে)
  • অফিসে আপনার কাজ করার গুরুত্বপূর্ণ মুহূর্তগুলোতে সহকর্মীর করা কোন আবদার পূরণ করা
  • সাবেক কোন কর্মচারীর জন্য letter or recommendation লিখে দেওয়ার অনুরোধ রাখা(এটা তার জন্য important হতে পারে, তবে আপনার জন্য হয়তো এত না!)

খেয়াল করুন, এখানের বেশির ভাগ কাজগুলো অন্য মানুষদের জন্য হয়ে থাকে। অন্যদের লক্ষ্য পূরণ এবং প্রাধান্যগুলো মেটানোর জন্য হয়ে থাকে।

আমরা কিন্তু আমাদের সবচেয়ে বেশি সময় এই ‘অন্যদের’ কাজ করতেই ব্যয় করে ফেলি। কিন্তু বুঝতে পারি না যে আসলে কাজ গুলো নিজেদের জন্য নয়, বরং ‘অন্যদের’ জন্য করছি।  অর্থাৎ, সময় ব্যয় করছি  Q3 তে, কিন্তু ভাবছি যেন Q2 তেই সময় দিচ্ছি।

একটু বোঝার চেষ্টা করুন যে-

Q2 (Not urgent but important) কাজগুলো আপনার জন্য important

Q3 (Urgent but not important) কাজগুলো অন্যদের জন্য important

আপনি হয়তো ভাবছেন, “এই লেখিকা কেমন! আমাকে স্বার্থপরের মতো শুধু নিজের জন্যই কাজ করে যেতে বলছে! আমি কি তাহলে কখনোই অন্যদের জন্য নিঃস্বার্থ হয়ে কাজ করবো না?”

অবশ্যই করবেন! শুধু মনে রাখবেন একটি শব্দঃ ব্যালেন্স।

সাহায্য করা অবশ্যই উচিত, তবে কতটুকু এবং কতক্ষণ পর্যন্ত, তা আপনার বুঝে চলতে হবে।

অন্যদের সাহায্য করলে আপনি মানসিকভাবে খুব সন্তুষ্ট হন। আপনি ভাবেন আপনি নিজের জন্যই সময় বিনিয়োগ করছেন। কিন্তু পাঠক, এই পার্থক্যটি ধরতে না পারলে আপনি ব্যালেন্স করবেন কীভাবে?

ব্যালেন্স না করে অন্যদের জন্যই বেশি খেটে গেলে নির্দিষ্ট সময় পর দেখবেন যে আপনি রোজ রোজ অনেক কাজ করছেন কিন্তু ক্যারিয়ার/পড়াশোনা/লক্ষ্য অর্জনের পথে আপনার নিজের কোন অগ্রগতি হচ্ছে না। আর ঠিক এজন্যই, কারণ ছাড়াই, অন্যদের প্রতি আপনার তিক্ততা জন্মাতে পারে, যা খুবই অপ্রীতিকর।

আপনি যদি এমন কেউ হন যিনি এই Q3 তেই বেশি সময় দেন, এমনকি নিজের সুখ-স্বাচ্ছন্দ্য বিসর্জন দিয়েও, তাহলে আপনার জন্য সমাধান হবেঃ

  • দৃঢ় হন
  • না’ বলতে শিখুন (তবে নম্রভাবে)।

তাই সময় স্বল্পতা থাকলে অন্যদের জন্য Important, কিন্তু আপনার জন্য Urgent হয়ে ওঠা এই কাজগুলো Delegate করুন, তথা অন্য কাউকে করতে দিন।  

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”

– Dwight D. Eisenhower 

ইংরেজি ভাষা চর্চা করতে আমাদের নতুন গ্রুপ- 10 Minute School English Language Club-এ যোগদান করতে পারো!

Quadrant-4: Not Urgent + Not Important

যে কাজগুলো Urgentও না, আবার importantও না, সেগুলো আপনাকে কোন প্রকার লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করে না। এগুলোকে সহজভাবে বলা যায় distractions, অর্থাৎ যা কিছু করলে আপনার মনোযোগ বিচ্ছিন্ন হয় এবং সময়ও অপচয় হয়।

উদাহরণঃ

  • টিভি দেখা
  • উদ্দেশ্যহীনভাবে Facebook, Instagram, Snapchat  ঘাঁটাঘাঁটি করা
  • ঘন্টার পর ঘন্টা ভিডিও গেমস খেলা

আমরা সকলেই উপরোক্ত এই Q4 এর কাজগুলোতেই বেশির ভাগ সময় ব্যয় করি। আর ঠিক এজন্যই হয়তো ফেসবুকের নিম্নোক্ত ট্রলটি আমাদের মাঝে অনেক জনপ্রিয়ঃ

life hacks, time management, work efficiency

এই Not urgent& Not important  কাজগুলোই কিন্তু আপনার সময়ের এরূপ   successful wastage এর প্রধান কারণ।

করণীয়ঃ

DELETE! এই কাজগুলো করা একদমই বাদ দিয়ে দিন অথবা চেষ্টা করুন এগুলোতে ন্যূনতম সময় ব্যয় করতে।

আপনি হয়তো আবার ভাবছেন যে এই লেখিকা আপনাকে বিনোদনের সামান্য উৎসটুকু ব্যবহার করা হতেও বিরত থাকতে বলছে। “লেখিকা নিজে কি কখনো ফেসবুক ব্যবহার করে না?” এই বলে হয়তো আমাকে গালমন্দ করছেন।

হাহাহা! অবশ্যই ব্যবহার করি পাঠক, তবে পরিমিত পরিমাণ! এবং আপনাকেও কিন্তু তাই করতে বলছি।

ব্যস্ত দিন শেষে সামান্য খোরাক পেতে এই ছোটখাটো কাজগুলোর প্রয়োজনীয়তা অবশ্যই রয়েছে। তাই, এগুলোকে তালিকা হতে সম্পূর্ণ বাদ দেয়ার পরিবর্তে এগুলোর মধ্যে খুবই পরিমিত ও সীমিত সময় ব্যয় করুন। কেননা, কোন লক্ষ্য অর্জনে এগুলোর অবদান যৎসামান্য!

চরম সিদ্ধান্ত!

এই চারটি ভাগের মধ্যে আপনি যেভাবে সময় ভাগ করে নিবেন তা Stephen Covey খুব সুন্দর করে বলে দিয়েছেন তার বইয়ে। যথাঃ

১। সবার ‘আগে’ সময় দিন সেগুলোতে যেগুলো তৎক্ষণাৎ না করলেই নয়! অর্থাৎ, Q1-এ(Urgent & important)।

২। সবচেয়ে ‘বেশি’ সময় দিন দীর্ঘ মেয়াদের জন্য important কাজগুলোতে। অর্থাৎ, Q2 তে (Not urgent but important)। কেননা, জীবন গঠনের জন্য এ কাজগুলোই অধিক তাৎপর্যপূর্ণ।

৩। এরপরও সময় বেঁচে থাকলে মাঝেমাঝে সময় দিন অন্যদের কাজে(Q3) তবে অবশ্যই নিজের কাজের সাথে( Q2) ব্যালেন্স করে।  

৪। ন্যূনতম সময় দিন Q4 এ(Not urgent & not important)

life hacks, time management, work efficiency
Via: Google                                

বি.দ্রঃ Q2 তে ‘সর্বাধিক’ সময় বিনিয়োগ করার কথাটি ভুলবেন না! Q2 তে করা কাজগুলো জীবন গঠনমূলক ও উন্নয়নমূলক যা আপনাকে দীর্ঘমেয়াদে লাভবান করবে। প্রয়োজনে উদাহরণগুলো আবার একটু পড়ে দেখুন।

অতএব:

‘সবার আগে’ সেরে নিন Q1

‘সবচেয়ে বেশি’ সময় দিন Q2

এরপর Q3

সবশেষে Q4

চ্যালেঞ্জ!

আপনাদের চ্যালেঞ্জ হবে আজ হতেই এই ম্যাট্রিক্সটি নিজেদের জীবনে প্রয়োগ করা

আমার কাজ করার ধরনে এই ম্যাট্রিক্সটি ব্যাপক পরিবর্তন এনেছে বলেই আজ আপনাদের সাথে এটি শেয়ার করা। আমি এখন আমার priority গুলো বুঝি!  

Tool!

এখন কিন্তু Eisenhower Matrix এর Apps ও পাওয়া যায়! ফোনে install করে নিন আপনার পছন্দমতো একটি App এবং প্রতিদিন সাজিয়ে নিন আপনার নিজের priority গুলো!

ম্যাট্রিক্সটি ব্যবহার করে priority গুলো বুঝতে শিখুন এবং জীবনে আনুন আমূল পরিবর্তন!

Happy time management!


১০ মিনিট স্কুলের লাইভ এডমিশন কোচিং ক্লাসগুলো অনুসরণ করতে সরাসরি চলে যেতে পারো এই লিঙ্কে: www.10minuteschool.com/admissions/live/

১০ মিনিট স্কুলের ব্লগের জন্য কোনো লেখা পাঠাতে চাইলে, সরাসরি তোমার লেখাটি ই-মেইল কর এই ঠিকানায়: write@10minuteschool.com

লেখাটি ভালো লেগে থাকলে বন্ধুদের সঙ্গে শেয়ার করতে ভুলবেন না!
What are you thinking?